Een thuiskantoor? Hoe zit het met je beroepskosten?

Is je privéadres ook de plek waar je aan de slag bent voor je beroep? Dan luidt de hamvraag: welk percentage van je woning dient voor “beroepsdoeleinden”? En welke kosten mag je aftrekken?

Een kwestie waar zelfstandigen mee blijven worstelen, is welke beroepskosten ze voor welk percentage mogen aftrekken. De impact van deze beroepsgebonden uitgaven op je fiscaliteit is immers niet te verwaarlozen. Je kent het principe: al je kosten samen verminderen je omzet en wat overblijft is je “netto beroepsinkomen”. Hoe lager dat is, hoe minder belastingen je betaalt. Bijgevolg hebben jij en je boekhouder er alle belang bij om je beroepskosten zo volledig en correct mogelijk in te brengen.

Over welke kosten gaat het?

Eerst herhalen we nog even dat beroepskosten voor de fiscus pas aanvaardbaar zijn als ze aan vier voorwaarden voldoen. Je moet de kosten hebben gemaakt tijdens de betrokken periode. Ze moeten gemaakt zijn om je zaak te doen draaien (dus om een inkomen te verwerven of te behouden). Je moet de uitgaven uiteraard kunnen bewijzen. En last but not least: er moet een verband zijn met je activiteiten … of in elk geval toch gedeeltelijk! Op die “gemengde kosten” komen we later nog terug. Eveneens belangrijk om te weten is dat bepaalde uitgaven voor 100% aftrekbaar zijn, andere slechts gedeeltelijk, zoals restaurantkosten of mobiliteitsuitgaven. Sinds vorig jaar heb je ook de keuze tussen je werkelijke beroepskosten bewijzen of het forfait aanvaarden. Maar we gingen het dus over je woning hebben …

Privéwoning en kantoor? Gemengd!

Bij veel freelancers en beoefenaars van een vrij beroep lopen de werkplek en de eigen (gezins)woning danig door elkaar. Hoe geef je dan je “vastgoedkosten” aan? Alles is een kwestie van de juiste verhoudingen. Baken om te beginnen helder af welke ruimtes je voor je beroep gebruikt. Als je een medische praktijk hebt in twee vertrekken die gescheiden zijn van je privégedeelte, dan is de berekening snel gemaakt. Maar als je ook regelmatig (met klanten) in je salon werkt, ligt de zaak complexer. Je moet in elk geval bepalen welk percentage van je woning voor je beroep dient en welk percentage privé is. 10, 20, 30 of 40%? Aan de hand van dit percentage bepaal je het bedrag van je “vastgoedkosten” dat aftrekbaar is.

Bepaal de juiste verhouding voor je kosten

Laten we aannemen dat je 30% van je appartement voor je zaak gebruikt. Alle uitgaven die met je woning te maken hebben, mag je dan voor 30% aftrekken: de eventuele huur of de interesten van je hypothecaire lening, gas en elektriciteit, het onderhoud en je internetabonnement. Maar koop je specifieke benodigdheden voor je thuiskantoor? Dan zijn die voor 100% aftrekbaar, aangezien je ze alleen voor je beroep gebruikt. En hoe zit het met de afschrijvingen? Als je eigenaar bent, zou je kunnen beslissen om de afschrijvingen van het “beroepsmatige gedeelte” af te trekken (eventueel alleen jouw gedeelte als je samen met je partner hebt gekocht). Deze operatie zou je “netto beroepsinkomen” (en dus je belastingen) nog meer doen dalen. Maar let op: wanneer je het gebouw verkoopt, werkt dat voordeel in de omgekeerde richting. Eerst toch maar eens goed over nadenken!

Het algemeen principe is dus wel duidelijk, maar aangezien elke situatie anders is en bepaalde parameters best complex zijn, kan het zeker geen kwaad om advies in te winnen bij je boekhouder.