7 tips om beter om te gaan met je tijd!

Waarom tijdbeheer zo belangrijk is? Omdat je dan productiever werkt, maar ook tijd overhoudt voor andere activiteiten: leuke momenten met je familie, een inspirerend boek lezen (dat van Elon Musk bijvoorbeeld) of je hoofd leegmaken door te sporten. Je hebt dus geen seconde meer te verliezen: aan de slag!

Zou je willen dat een dag 38 uren telt? Loop je de hele tijd figuurlijke brandjes te blussen? Heb je geen moment voor jezelf? Dan ben je beslist een ondernemer … Maar maak jezelf niets wijs: meer dan 24 uren zal je nooit zien verschijnen op je horloge. Er blijft dus niets anders over dan je aan te passen! Want als je niets aan je methodes verandert, zal je altijd dezelfde resultaten behalen. En om meer uit elk uur te halen, gaat er niets boven discipline en organisatie.

1. Leer loslaten!

Het klinkt eigenaardig, maar de eerste regel die je moet aanvaarden, is dat je niet alles zelf in de hand kan houden. Je doet je best en dat is al veel. Als organisatie en efficiëntie een obsessie worden, glij je af naar een burn-out, soms sneller dan je denkt. Gun jezelf dus wat ademruimte en laat ook het onverwachte toe in je leven! Als dit goed tot je is doorgedrongen, ben je klaar voor de rest …

2. Organiseer je dag

Stel dagelijks een lijst op met je taken, afspraken, te behandelen e-mails, enz. Je dagelijkse aanvalsplan, zeg maar! Gebruik een kalender. Of dat zo’n goeie ouwe papieren agenda is of een geavanceerde app, doet er niet toe, als je er maar handig mee omspringt. Dit instrument maakt plannen gemakkelijker en geeft je een zekere gemoedsrust … Maar overlaad je planning niet, schat de benodigde tijd voor elke activiteit realistisch in en laat altijd een beetje ruimte voor onverwachte dingen. Stel niets uit: dwing jezelf om je aan je planning te houden. Voor je zelfvertrouwen is dat essentieel. Vóór je je kantoor verlaat, maak je snel de balans van de voorbije dag op en overloop je de volgende dag. Op die manier schep je orde in je hoofd en sluit je de dag af met een tevreden gevoel …

3. Bepaal je prioriteiten

Je kan niet altijd alles (tegelijk) doen en dus moet je je concentreren op je prioriteiten. Maak een onderscheid tussen dringende en minder dringende bezigheden, tussen essentiële en bijkomstige taken. Die hiërarchie is onmisbaar! Gebruik bijvoorbeeld kleurencodes om deze categorieën meteen duidelijk te maken in je agenda. Je hebt dan ook minder het gevoel dat je agenda of takenlijst als een loden last op je schouders ligt. Denk aan de wet van Pareto: “20% van ons werk produceert 80% van onze resultaten”! Nog een tip? Leer “neen” zeggen tegen minder interessante projecten, zodat je gemakkelijker “ja” kan zeggen op alles wat echt telt voor je bedrijf. Een noodzakelijk kwaad …

Er is te weinig tijd voor alles, Honoré de Balzac

4. Kijk vooruit

Om je leven goed te organiseren, moet je op korte termijn kunnen plannen, maar ook ver genoeg vooruitkijken. Neem af en toe een beetje afstand, hou je doelstellingen tegen het licht, evalueer je situatie, plan grootschalige projecten op langere termijn en anticipeer op de toekomst. Het is ideaal als je dat op vaste tijdstippen doet. Maak bijvoorbeeld elke vrijdagnamiddag een stand van zaken van de voorbije week op en plan de volgende. Eén keer per maand pak je het wat grondiger aan en trek je er een dag voor uit. En elk kwartaal neem je op een vooraf geplande dag nog een beetje meer afstand voor een broodnodige strategische evaluatie.

5. Laat je niet afleiden

Ken je de wet van Carlson? “Een taak die je in één keer uitvoert, neemt minder tijd in beslag dan in meerdere keren”. Tegenwoordig doen wij nochtans eerder aan “multitasking” en dat betekent ook dat er veel “parasieten” zijn: e-mails, telefoontjes, sms’jes, enz. Het wordt daardoor nog belangrijker om je te concentreren op één taak tegelijk en in een werkdag één of meerdere periodes in te plannen om al je communicatiekanalen af te handelen. Als je in één keer afmaakt waar je aan bezig bent, heb je achteraf ook een tevreden gevoel.

6. Vraag hulp

Zelf je website willen ontwikkelen is een nobel voornemen. Maar is dat wel je core business? Je besteedt er meer tijd en energie aan dan een professional en nog is het resultaat niet gegarandeerd. Een tip: doe een beroep op specialisten om bepaalde taken uit te voeren. Hulp vragen is een teken van intelligentie en inzicht in eigen kunnen. Wat je hieraan uitgeeft, win je dubbel terug aan tijd om in jouw specialiteit te investeren … Aarzel in deze digitale tijden evenmin om een aantal taken te automatiseren en lichter te maken met allerlei apps en tools (agenda, documentenbeheer, projectbeheer, notities nemen, enz.).

7. Ontspan je zonder je schuldig te voelen

Een goed evenwicht tussen je beroepsleven en privéactiviteiten is cruciaal om succes te boeken. Natuurlijk zijn er periodes waarin je werk je meer opslorpt. Maar hou altijd het evenwicht in het oog, want anders verlies je de pedalen. Dreigt je dag onproductief te worden door een tegenvaller? Dan heeft het geen zin om de dingen te forceren. Maak er integendeel gebruik van om je te ontspannen met een wandeling of extra tijd bij je gezin. ’s Anderendaags verzet je dan dubbel zoveel werk …