Efficiënt factureren? Dat doe je zo!

Wat is een facturatiebeleid eigenlijk? Niet meer of niet minder dan een belangrijk instrument voor je cashflowbeheer! Als je op tijd betaald wil worden, kan je er niet zonder. Zo pak je dit aan …

Strikte regels …

In je B2B-relaties (en in sommige transacties met particulieren) ben je verplicht om een factuur op te maken overeenkomstig de btw-wetgeving. Op deze “uitnodiging tot betalen” moeten sommige elementen voorkomen: in de eerste plaats het woord “factuur”, maar ook al je professionele contactgegevens, de datum, het volgnummer van het document, de identificatie van de klant, de beschrijving van de goederen en diensten, de prijs en het btw-tarief. En natuurlijk binnen welke termijn je klant je moet betalen … Weet je nog hoe belangrijk betalingstermijnen voor je cashflow zijn? “Hoe sneller hoe beter” is het motto en geef de voorkeur aan een vaste termijn - binnen 30 dagen, met vermelding van de datum - boven het vagere “30 dagen einde maand”, want dan moet je nog langer op je geld wachten!

… maar de vorm is vrij!

Alle bovenstaande vermeldingen zijn verplicht, maar voor het overige mag je creatief zijn. Hoe? Door bijvoorbeeld de vervaldatum en prijs goed te benadrukken. Het is belangrijk dat je klant ze niet over het hoofd ziet. Maak het hem ook gemakkelijk met duidelijk leesbare bankgegevens. Verder mag je nog extra vermeldingen toevoegen, zoals eventuele boetes als hij te laat of helemaal niet betaalt. Een gewaarschuwde klant is er twee waard … En de vorm van je factuur mag dan wel vrij zijn, maar je moet ze wel opstellen in de taal van het Gewest waar je bedrijf is gevestigd.

Wanneer factureren?

Zoals gezegd, staat of valt een gezonde cashflow met een correcte facturatie. Het is dus in je eigen belang om je “uitnodigingen tot betalen” onmiddellijk op te stellen. Hoe sneller je factureert, hoe groter de kans dat je ook snel betaald wordt. Regelmatig factureren (elke maand op dezelfde datum) is goed om je klanten “op te voeden”. Het kan natuurlijk ook twee keer per maand of zelfs wekelijks (afhankelijk van het aantal facturen). Een strikte facturatiediscipline is altijd goed, ook om aan je btw-verplichtingen te voldoen. Want volgens de letter van de wet moet je een factuur opstellen “uiterlijk op de 15e werkdag van de maand die volgt op de maand waarin de btw opeisbaar is”. Je bent gewaarschuwd!

De pluspunten van facturatiesoftware

Een elektronische factuur is evenveel waard als haar papieren tegenhanger en misschien ben je al op een digitale boekhouding overgestapt. Stuur liever geen Word-document op (dat je klant zou kunnen wijzigen), maar een Excel-rekenblad dat je eerst in het PDF-formaat omzet en dan per e-mail verstuurt. Dit is een goed begin om systeem te brengen in je facturatie, maar het kan beter, bijvoorbeeld met facturatiesoftware. Dergelijke tools worden technisch steeds eenvoudiger om te gebruiken en ze leveren je ook nog tijdwinst op (en dus besparingen). Er zitten nog meer nuttige functies in: betalingen opvolgen, een cashflow-dashboard enz. Digitaal werken vermindert ook het risico op fouten. Er zijn veel dergelijke programma’s op de markt. Ga dus eerst goed na wat je precies nodig hebt en aarzel niet om er eerst enkele uit te proberen …

Verruim je horizon …

Facturen zijn maar één element in je arsenaal aan middelen om vlot betalingen binnen te rijven. Denk ook aan goed opgestelde bestelbonnen om verrassingen te vermijden en voorschotten te vragen. Of heldere algemene voorwaarden, die je beschermen. Of nog een efficiënt systeem om slechte betalers op te volgen. Het is onmisbaar om je klanten tot de orde te roepen! En nu is het aan jou …