Bedrijfsadministratie: één enkele tool voor een 360° overzicht!

Ben je bedolven onder de Excel-rekenbladen, een niet-geautomatiseerde facturatie en een niet-gekoppeld boekhoudprogramma? Gaat er te veel tijd zitten in het beheer van je KMO? Er zijn nochtans genoeg betaalbare oplossingen …

Race tegen de klok

Het waardevolste instrument van een ondernemer? Ongetwijfeld de tijd waarover hij beschikt!  Je lijkt er altijd te weinig van te hebben. En zelfs als je even uitblaast, gonst het in je hoofd van alle taken die nog moeten worden uitgevoerd. Eén van de redenen waarom je zelden rust kent, is het grote aantal administratieve klussen waarover je je moet ontfermen. Vaak ten koste van je kernactiviteiten. Uit een recente studie bleek dat een Franse KMO elk jaar gemiddeld 142 dagen aan administratief beheer besteedt! En jij? Waarschijnlijk niet zoveel minder … Je hebt je bedrijf immers geleidelijk opgebouwd, met Excel-rekenbladen en allerlei computerprogramma’s of systemen op papier. Het resultaat? Per dag aan commerciële activiteiten besteed je gemakkelijk een halve dag aan papierwerk. Je maakt facturen, volgt rekeningen op, houdt de voorraden in het oog, voert op tijd bestellingen uit en dan hebben we het nog niet over alle fiscale en sociale formaliteiten. Terwijl je de hele tijd moet opletten dat er nergens fouten insluipen …

Gecentraliseerde en geconnecteerde software

Waarom zou je die administratieve last niet van je schouders laten nemen door speciaal hiervoor bedoelde software, met name ERP (Enterprise Resource Planning)? Een moeilijke naam voor een platform dat “gewoon” alle administratieve taken centraliseert en de verschillende afdelingen van je bedrijf met elkaar verbindt: van boekhouding tot verkoop, inclusief klanten- en voorraadbeheer en alle andere documenten. ERP-systemen combineren en bundelen alle data van je bedrijf voor een sneller en flexibeler beheer en een duidelijker overzicht over al je activiteiten. Er zijn bijvoorbeeld ook ERP-oplossingen om je online shop te beheren. Voeg hier en daar nog een snuifje automatisering toe en bedenk hoeveel tijd je kan winnen … Een voorbeeld? Je facturatie wordt pakken efficiënter als alle klantengegevens en alle bedragen vooraf zijn ingevuld (en automatisch altijd up-to-date zijn). Nog beter: je ziet in één oogopslag wanneer elke factuur betaald wordt en herinneringsberichten naar slechte betalers gaan automatisch de deur uit. Een ERP-systeem biedt je een onmisbaar “dashboard”: geautomatiseerde en gedeelde, altijd toegankelijke informatie over je hele bedrijfsvoering, in realtime. Op één voorwaarde: dat je het juiste systeem kiest!

Wikken en wegen vóór je beslist

In tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht, is een dergelijke softwareoplossing niet alleen voor grote ondernemingen weggelegd. Maar vóór je de stap zet, moet je zorgvuldig je behoeften analyseren en de volgende aspecten overwegen:

• Wat heb je precies nodig? Wat maakt jouw activiteiten specifiek;
• Beoordeel niet alleen de diverse beschikbare oplossingen, maar ook de bijbehorende service (begeleiding, onderhoud enz.);
• Geef de voorkeur aan modulaire en wendbare oplossingen op maat, die kunnen meegroeien met je KMO;
• Geef de voorkeur aan “cloud-oplossingen”, want ze bieden meer flexibiliteit (zoals raadpleging op je smartphone);
• Vraag zeker om een proefperiode in te lassen vóór je een contract ondertekent, om te zien of de interface en de ergonomie voldoen;
• Er gaat niets boven advies van anderen: welke ervaringen hebben andere ondernemers of je boekhouder met dergelijke systemen;
• En ten slotte … de prijs! Gelukkig komen dergelijke systemen in het bereik van kleine organisaties, onder andere de SaaS-oplossingen (software as a service) met een maandelijkse abonnementsformule, wat interessanter is dan een éénmalige grote investering.

Een slechte arbeider heeft altijd slecht gereedschap.

Spreekwoord uit Québec