Gestion administrative : un seul outil pour une vision à 360° !

Débordé par les classeurs Excel, une facturation non automatisée et un logiciel de comptabilité non connecté, vous passez un temps fou à traiter le volet administratif de votre PME. Pourtant des solutions abordables existent…

Une course contre la montre…

Le temps est probablement la ressource la plus précieuse pour un entrepreneur. Vous n’en avez jamais trop, même lorsque vous avez un moment de répit, votre tête continue de fourmiller d’une série de tâches à faire. Si votre esprit est rarement tranquille, c’est aussi parce que vous devez vous occuper d’un arsenal de corvées administratives. Souvent au détriment du cœur de votre activité… Une étude récente établissait que les PME françaises consacrent en moyenne 142 jours par an à la gestion administrative ! Et vous ? Vous en êtes aussi probablement là ! En effet, vous avez construit votre business progressivement, multipliant les classeurs Excel et les outils en tout genre. Résultat des courses : pour une journée d’activité commerciale, vous perdez une demi-journée dans la paperasse. De la facturation au suivi de vos comptes, en passant par la gestion des stocks, les commandes ou encore le respect de vos obligations fiscales et sociales. Tout cela en veillant à ne pas laisser se glisser des erreurs…

Des logiciels centralisés et connectés

Pour vous soulager dans ce suivi administratif, pourquoi ne pas faire usage d’un outil numérique, communément appelé ERP (Enterprise Resource Planning) ou PGI (progiciel de gestion intégré) en français ? Des noms barbares qui désignent simplement une plateforme qui centralise toute votre gestion administrative et qui connecte vos différents services : de la comptabilité aux ventes, en passant par vos clients, vos stocks et l’ensemble de vos documents. Les systèmes ERP croisent vos données pour vous offrir une gestion plus rapide, flexible ainsi qu’une vision plus claire sur l’ensemble de vos opérations. Certaines solutions se connectent aussi à votre boutique en ligne pour un suivi encore plus performant de vos activités. Ajoutez une pincée d’automatisation et imaginez le temps gagné… Un exemple ? Pensez à l’efficacité de votre facturation si toutes les données clients et les montants sont pré-remplis (et à jour). Mieux : vous pouvez suivre de près le paiement lié à la facture et éventuellement envoyer automatiquement un rappel de paiement à votre client. Automatisation, temps réel, information partagée et accessible, le PGI est un tableau de bord indispensable… À condition de bien le choisir !

Un choix qui mérite réflexion !

Contrairement à ce que vous pourriez penser, ce type de solutions n’est pas réservé aux grandes entreprises. Toutefois, avant de franchir le cap, vous devez impérativement faire un travail d’analyse et veiller aux aspects suivants :

• Identifiez clairement vos besoins et les spécificités de vos activités ;
• Évaluez l’offre software proposée, mais aussi les services qui l’encadrent (accompagnement, maintenance, etc.) ;
• Donnez la préférence à des solutions sur mesure, modulaires et agiles, capables de s’adapter à la croissance de votre PME ;
• Privilégiez les options de type « cloud » qui vous assure davantage de flexibilité, comme la consultation sur smartphone ;
• N’hésitez pas à solliciter une période d’essai non contractuelle pour vérifier que l’interface et l’ergonomie de l’outil vous conviennent ;
• Rien de tel que le bouche-à-oreille : demandez conseil à d’autres entrepreneurs ou à votre comptable ;
• Enfin… le prix ! Heureusement, l‘heure est à la démocratisation, notamment avec des solutions SaaS (software as a service) qui vous proposent des formules d’abonnement mensuel, plus intéressantes qu’un important investissement ponctuel.

 Un mauvais ouvrier a toujours de mauvais outils .

Proverbe québécois