Uitgaven wegen lichter met een maandelijkse voorziening!

Ondernemen is een boeiend avontuur vol verrassingen, maar van sommige uitgaven weet je op voorhand dat ze eraan komen. Hoe beperk je de impact ervan op je cashflow? Door voor vaste uitgaven een voorziening aan te leggen en je jaarlijkse kosten op maandbasis te spreiden!

In cashflow zit “flow”

Cashflowbeheer is een basisvaardigheid die elke ondernemer goed onder de knie moet hebben. Niet dat je meteen een bolleboos in boekhouden moet worden, maar wel om je bedrijf door woelige wateren te loodsen. Eerst een definitie: cashflow is grosso modo het geld dat je beschikbaar hebt, “in kas” en op je bankrekeningen. Die liquide middelen gaan de hele tijd op en neer, afhankelijk van je inkomsten en betalingen. Een momentopname van je financiële toestand is dus niet voldoende. Je moet voldoende ver vooruitkijken. Want misschien heb je vandaag wel voldoende beschikbaar geld, maar moet je over enkele dagen een grote levering betalen. Cashflowbeheer helpt je om tijdelijke pieken en dalen af te vlakken en je binnenkomende en buitengaande geldstromen beter op elkaar af te stemmen. Het komt erop aan om een “dal” op tijd te zien aankomen, zodat je nooit “blut” bent als je betalingen moet uitvoeren die geen uitstel verdragen …

Zet terugkerende kosten op een rijtje

Je merkt het waarschijnlijk dagelijks: je cashflow staat voortdurend onder druk. Gelukkig heb je allerlei hefbomen in handen om het beheer ervan te verbeteren. Een hele reeks uitgaven is bijvoorbeeld gemakkelijk te voorspellen. Het zijn min of meer vaste en terugkerende kosten, met een bekende vervaldatum en gewoonlijk ook een goed in te schatten bedrag. Daarom deze eerste tip: overloop je kostenstructuur en noteer alle kosten die in deze categorie thuishoren. Sommige moet je maandelijks betalen (huur, onderhoudskosten, lonen, kredietterugbetalingen, IT-licenties enz.), andere elk kwartaal (btw, RSZ-bijdragen, voorafbetalingen van je belastingen, sociale bijdragen enz.), nog andere jaarlijks (vakantiegeld, dertiende maand, eindejaarspremie, verzekeringspremies enz.). De lijst geeft je nu een duidelijker beeld van alle vaste betalingsverplichtingen van je bedrijf: je weet nu wanneer en hoeveel! Deze lijst is onontbeerlijk om je liquide middelen te beheren en sommige beslissingen te nemen, voor investeringen, bestellingen, aankopen, betalingen enz.

Span een vangnet

Je kan nog een stapje verder gaan … Leg bijvoorbeeld voorzieningen aan als een soort “vangnet” voor cruciale en onvermijdelijke uitgaven, met nadelige gevolgen voor je bedrijf als je de vervaldatum zou overschrijden (onder andere je schulden aan de overheid). Het gaat er met andere woorden om voorzieningen op te bouwen voor bepaalde terugkerende kosten waar je niet buiten kan. Op die manier krijg je extra ademruimte in de maanden waarin je cashflow het zwaar te verduren krijgt. Het zou een illusie zijn om te denken dat voor alle soorten uitgaven voorzieningen mogelijk zijn, maar hou dit “ideale scenario” voor je cashflowbeheer toch maar in het achterhoofd. Je voorkomt dat je plots zonder cash zit en je vermijdt te zware aderlatingen die je cashflowpositie aan het wankelen brengen.

Verander de periodiciteit

Sommige jaarlijkse betalingen dreig je een heel jaar uit het oog te verliezen, tot je ze moet betalen. En als je ze dan wel opmerkt, is de ontdekking soms nogal pijnlijk. Want moest je niet heel toevallig net op hetzelfde moment een belangrijke bestelling betalen? Een netelige keuze dringt zich op, die nochtans heel goed te vermijden was … Hoe? Door je maandelijkse uitgaven af te vlakken. Een voorbeeld? Vraag je verzekeraar om de betaling van je jaarlijkse premies over alle maanden te spreiden. Misschien betaal je dan iets meer, maar je cashflow zal je er dankbaar om zijn. Ook voor het vakantiegeld en de dertiende maand is er een uitstekende oplossing: je bank vragen om deze uitgaven te financieren. Je bank schiet je dus het vereiste geld voor en jij spreidt de terugbetalingen over een heel jaar. En de kers op de taart: de interesten die je zo betaalt, zijn volledig aftrekbaar als beroepskosten.

Een pessimist ziet een probleem in elke mogelijkheid. Een optimist een mogelijkheid in elk probleem.

 Winston Churchill