Hou jij voldoende rekening met je boekhouder?

Zoals de meeste ondernemers doe jij vast ook een beroep op een boekhouder. Hij is immers een onmisbare partner om je bedrijf goed te beheren. Maar weet je precies wat je van hem mag verwachten?

Om een open deur in te trappen: je boekhouder voert de boekhouding van je bedrijf. Concreet betekent dit dat hij minstens je uitgaven en inkomsten boekt en je jaarrekening opstelt (in sommige gevallen is dat een wettelijke verplichting). Maar hij helpt je ook om aan de fiscus de belastingen te betalen die je verschuldigd bent en elk kwartaal je btw-aangifte in te dienen. Je boekhouder is ook je gids in de doolhof van fiscale en administratieve verplichtingen. Met hem boek je veel tijdwinst en leef je gemakkelijker allerlei wettelijke termijnen na. Bovendien helpt hij je om te communiceren met de administratie (bijvoorbeeld als je een ruimere termijn wil aanvragen). Dit zijn allemaal klassieke taken voor een boekhouder, maar je zal al snel merken dat hij ook kan uitgroeien tot een echte partner voor het beheer van je bedrijf.

Een adviseur die voor je klaarstaat!

Een goede boekhouder heeft immers heel wat meer in zijn mars dan je boekhouding voeren. Door zijn expertise en de kennis die hij van je bedrijf heeft, zou hij je veel geld moeten kunnen laten “verdienen”. Om te beginnen door ervoor te zorgen dat je geen boetes oploopt voor achterstallige betalingen en door erop toe te zien dat je klanten op tijd betalen. Hij kan bijvoorbeeld een cashflowtabel opstellen, een efficiënt en onmisbaar instrument om je bedrijf veilig door de fasen van zijn ontwikkeling te loodsen. Als je erin slaagt om met hem een vertrouwensrelatie op te bouwen en continu met hem in dialoog te gaan, dan zal hij het wel en wee van je bedrijf op de voet volgen. Hij zal je dan proactief op de hoogte houden van alle opportuniteiten die de sociale en fiscale evolutie biedt voor het dagelijks beheer van je bedrijf. En hij zal er staan als je belangrijke managementbeslissingen moet nemen: een grote investering, personeel aanwerven, enz. Heb je een krediet nodig? Hij kan je helpen om een geloofwaardig dossier samen te stellen en over de voorwaarden te onderhandelen.

Geef hem de ruimte … en reken niet te scherp!

Jij staat natuurlijk altijd zelf aan het roer van je bedrijf. Maar als je echt voordeel wil halen uit de adviezen van een professional, moet je hem wel de ruimte geven. Laat hem alle hoekjes en kantjes van je bedrijf ontdekken, doe regelmatig een beroep op hem, bespreek met hem je twijfels en plannen en vooral … wacht niet tot je geen kant meer uit kan om zijn hulp in te roepen! Anticipeer: maak regelmatig met hem de balans op van de voorbije periode en overloop wat er op je afkomt. Hoeveel je daarvoor betaalt? Voor een deskundige, beschikbare boekhouder betaal je iets meer, maar dat geldt ook voor een trendy kapper of een betrouwbare mecanicien. Je kan de vraag ook omdraaien. Bedenk eens hoeveel extra winst een bekwame, toegewijde boekhouder je bedrijf kan opleveren … En vergeet niet dat boekhoudkosten voor 100% aftrekbaar zijn als beroepskosten.

 

 Een bekwame boekhouder vertelt je vandaag wat de economen morgen voorspellen voor de dag erna, Miles Thomas
 

Hoe vind je een boekhouder? Via je netwerk!

Het is dus duidelijk dat een boekhouder als een waardevolle partner je bedrijf sterker maakt. Hoeveel diensten hij je zal verlenen, hangt natuurlijk van veel factoren af: hoe groot je bedrijf is, welke hulp je precies nodig hebt, in welke sector je actief bent, de specifieke expertise die hij aanbiedt, enz. Als je dat allemaal weet, komt het moeilijkste: die witte raaf vinden. Een rondvraag in je professioneel of privénetwerk is waarschijnlijk de beste methode om hem op het spoor te komen. Controleer dan zijn basisgegevens (is hij erkend?), zijn eerdere loopbaan en ervaring, de domeinen waarop hij zich thuis voelt als een vis in het water, zijn klanten (in welke sectoren?), zijn referenties, … Kies hem zeker niet omdat hij toevallig in de buurt van je bedrijf is gevestigd, er is meer nodig om van hem (of haar) een goede boekhouder te maken …

Beleg een eerste vergadering en hou daarbij deze punten in het hoofd:

• Zoals bij elke relatie is de eerste indruk belangrijk. Het moet klikken, want vertrouwen is essentieel in de relatie met je boekhouder.
• Stel op voorhand een korte beschrijving van je activiteiten en je bedrijf op, samen met enkele relevante vragen. Ga ondertussen na of hij goed kan luisteren en hoe gedetailleerd hij reageert, of hij snel snapt waar het bij jouw bedrijf echt om gaat, hoe proactief hij overkomt en hoe oplossingsgericht hij denkt.
• Aarzel niet om te testen of hij zijn kennis up-to-date houdt. Een recente fiscale hervorming bespreken is bijvoorbeeld een goede manier om na te gaan of hij opleidingen volgt en zich regelmatig bijschoolt.
• Evalueer hoe helder hij iets kan uitleggen, onder andere bij de beschrijving van zijn taken voor je bedrijf. Het is niet de bedoeling dat hij je overdondert met vakjargon, wel dat hij in staat is om een constructieve dialoog op te bouwen.
• Vraag hem welke (digitale en andere) tools hij ter beschikking kan stellen van jullie professionele relatie. Digitale systemen voor gegevensuitwisseling en boekhouding kunnen voor je bedrijf heel interessant zijn.
• Ga na hoe beschikbaar hij is, onder andere als het over dringende kwesties gaat.
• Bereken samen met hem zo transparant mogelijk hoeveel zijn ereloon zou bedragen in verhouding tot zijn dienstverlening en met welke frequentie je hem betaalt (maandelijks, per kwartaal, jaarlijks).

Ben je niet overtuigd? Neem dan zeker contact op met andere boekhouders en vergelijk hun aanbiedingen en competenties. Uiteindelijk vind je beslist de juiste partner die je niet meer zal kunnen missen!